フリーアドレスを採用した目的は社員同士のコミュニケーションの向上です。
好きな席で、プロジェクトメンバー同志、所属部署同士、営業とＳＥ。固定席では会話の無かった社員でお互いに会話が生まれます。
弊社では４隅に社長を始めとした管理職席を配置しています。これは、管理職の動線が、必然的に部下の席付近を通る様になります。管理職は部下が何をしているのか確認することができます。
中央に管理職席を設けて成功されている会社様もあります。管理職同士が顔を突き合わせていれば、判断が早くなるという狙いです。

オフィスの中央部には円卓を設けています。中央でミーティングをすると、内容が周りの人にもあえて聞こえるようにしています。多忙で参加出来なくても、手を動かしながらそれとなく内容がわかる効果が有ります。
社員向けの情報伝達にはデジタルサイネージを利用しています。
総務的なお知らせの他、労災事例、新製品情報、取引先からのお知らせなどを表示させています。

フリーアドレスを目指すにあたって、直面するのが無数の書類や荷物の数々です。
共有・共通の書類はどこのオフィスも書類棚にキングファイル等で整理され保管されているので、こういった書類は仕訳をし直した上で、それを確保できる書庫のスペースを計算すれば良いのですが、個人が所有する書類や荷物となると、簡単には計算できません。「引っ越し寸前までわからない」と言い切っても良いかと思います。また、個人書類を引っ越し先のスペースの観点から各自と調整を取るというようなことは業務の妨げとなり現実的ではありませんし、スペースの不公平が生まれてしまいます。

個人の保管物は、机の上は勿論、共有する書類棚の上や、空いている机の上、机の下などに大量に収まっていました。（写真は旧オフィス）

新オフィスでの個人所有物のスペースはこの収納ロッカー１個分です。写真はそのロッカーですが、８個×上下が背中合わせになっており、合計32名分です。
１個当たりの大きさは小型段ボール１つ程度です。
各ロッカーは暗証番号による鍵付きで、個人所有物の他、ノートパソコンを収納しています。
天板までの高さは1.1m程度で、立ったままの、ちょっとした打ち合わせのテーブル代わりとしても便利です。
旧オフィスのデスク周りの写真と見比べて頂くとご想像いただけると思いますが、新オフィスへの引っ越しに当たり大量の書類を廃棄いたしました。廃棄する書類（ゴミ）の中で仕事をしていたという事に気づかされました。

フリーアドレスでは個人の座席を固定していませんので、伝票や書類の受け渡しに工夫が必要です。写真中央部は個人へのレターボックスとして利用しており、各自への書類の受け渡しに利用しています。
また、ホチキスや穴あけ器具などの共有品はレターボックス左側の収納棚に置いてあります。
固定席の時は各自の机に引き出しがありましたので、個人ごとにホチキスなどの共有品を所有していました。個人所有から共有所有、シェアすることによりこれらの購入経費が削減できます。

フリーアドレスの採用により、主要な機器を除いて全館で無線ＬＡＮを使えるようにアクセスポイント配備しました。
無線ＬＡＮは一つのアクセスポイントで基幹業務用とゲスト用の二つの利用環境を用意して、セキュリティと利便性の両立を実現しています。
特に現在ではスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末の利用や持ち込みが増えていますので、社内インフラを整備にするにあたり、ゲスト用を設けることは社員、来客を問わず大切なことだと考えています。

無線ＬＡＮを利用すると、ＬＡＮケーブルは無くなりますが、高価なモバイルＰＣでなければ、バッテリー駆動のみで業務時間すべてを運用することはできません。
各机にＡＣアダプターを固定配備してこれを共有化し、ＰＣ本体のみの移動で運用出来るようにしています。

内線電話機の固定型は必要最低限として各島に１台設置しています。普段は携帯電話と内線番号を紐づけた電話交換方式や、クラウド型の内線サービスを利用しています。
クラウド型の内線サービスでは、専用内線電話アプリと会社の交換機とをインターネットを介してセンター経由で接続されます。
個人所有のスマートフォンと会社の携帯電話の２台持ちは、個人にとっても、会社にとっても負担をもたらします。弊社ではＢＹＯＤ(※企業などで従業員が私物の情報端末などを持ち込んで業務で利用すること)を採用して、承諾を得られた社員には内線アプリをインストールして利用しています。スマートフォンの会社導入はランニングコストの面で難しいとお考えの企業様は、一度ＢＹＯＤをご検討されてみてはいかがでしょうか。
内線電話の運用方法はフリーアドレスを問わず、色々な運用方法が御座いますので、ぜひご相談ください。

拠店とのコミュニケーションには電話・メールなどが一般的ですが、弊社ではモニターとカメラ／マイクなどがセットになったＴＶ会議システムを使い、これを拠店と常時接続して利用しています。音声と映像は常に流れていますので、本社側・拠店側双方の雰囲気が伝わります。
相手と話がある場合には、テレビモニターに近づいて相手に声をかけるだけ。距離感を全く感じさせません。常時接続の有効性はこれだけではありません。本社に訪問したお客様がこのシステムを利用して拠店側担当者と挨拶を交わしたり、拠店側に訪問しているお客様の様子を知ることも出来ます。また毎朝の全体朝礼もこのシステムを利用して実施しています。

会議室にＴＶ会議ステムを設置し、会議システム本来の使い方としても利用しています。
会議書類はGoogleのクラウドサービスを利用してペーパーレス、ファイル共有、同時編集を行っています。
またプロジェクターへの投影は、各発表者のＰＣからワンタッチで行える仕組みを採用しています。
従来は拠店から会議の度に本社側へ移動する行動により、時間と経費がかかっていましたが、このシステムを利用してからは、打ち合わせや会議の為の移動が殆ど無くなりました。新潟の冬の移動は天候に影響され、従来は状況によって欠席しなければならないといった状態がありましたが、移動が不要になったことにより、交通事故の防止にも役立っています。

セキュリティが指すものは、物理的な安全、情報漏えいやデーター破壊など多種に広がっており、特に情報というものの扱いは、自社のみならず取引先ごとに考え方が異なり、その対応が難しくなっているのではないでしょうか。
自前でデータベースサーバーを設ければ、インターネットからアタックをかけられるかもしれません。ウィルスはメールやＵＳＢメモリーなど、様々なルートで感染の危機があります。

お客様の情報を保有するという行為は、取引や関係を円滑良好にする上で不可欠です。
物理的に書類で保管するにも、一般的に求められるのは、書類の持ち出し管理や鍵のかかる書類棚、返却時のダブルチェックなどきりがありません。
写真では詳しくお見せできませんが、情報の保管場所、利用場所の出入り口において、社員ＩＤカードによる入出記録、その場所の映像記録を行って、大きなエリア単位でチェックをかけることで、安価で効果的に実現できます。

メール、ファイルの保管、スケジュールなどの利用は、某社のクラウド型グループウェアーサービスを社内・社外を問わず終日利用しています。利便性を損なわず、自前ではとても高額で設備出来ないセキュアな環境を安価に利用できます。いつでも、どこでも利用できるセキュアな環境は、業務効率向上には不可欠です。